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GED (Gestion électronique des documents) efficiente

Vous souhaitez être certifié ISO 9000 : vous devez suivre le cycle de vie de vos documents.
 A2e.CDoc met à votre disposition une « GED intuitive » disposant des outils alliant simplicité d’installation, d’utilisation et de maintenance et des techniques empreintes de novation.
Utilisation simplissime de l’« armoire numérique », disposant de 5 niveaux de classement : armoire, rayon, classeur, dossier, document structurée autour de deux axes :
un fonds documentaire  permettant d’intégrer dans un même «dossier numérique» :
-      fichiers issus d’outils bureautiques (word,excel…),
-      fichiers structurés en provenance d’ERP, de logiciels métiers, et de boutiques en ligne                              
-      e-mail, fax
-      plans,  dessins industriels,
-      photos numériques, documents multimédia : images, audio ou vidéo
un  agent d'indexation,  base de données, gérant les informations incluses dans  les documents pour en faciliter la recherche, la gestion, la circulation, le classement,  Intégrant les fonctions de gestion des documents électroniques, notamment :
-  numérisation,  classement,  stockage,  workflow,  export sur votre EXTRANET

 L’archivage : VOS ENJEUX…

Archivage numérique légal                                                                       
 En plus de son rôle de communication et d’échange, le document enrichit la mémoire de toute entité professionnelle. A moyen et long terme, la durée de conservation, régie par les différents représentants du législateur (Sécurité Sociale & Droit du travail, code du commerce, code des impôts, code des douanes) représente une volumétrie significative dévoreuse de m2 de stockage, consommatrice de temps d’accès, soumise aux risques de pertes irrécupérables.
 Le tableau ci- dessous  illustre, à titre d’exemple,  les enjeux en termes de durée de conservation 
Nota : Des codes distincts allouant des durées de conservation distinctes pour une rubrique, la durée  « suggérée » prend en compte la durée de conservation la plus longue.
LA SOLUTION : le coffre électronique proposé par A2e.CDoc
En mode Service (SAAS)  aucune implémentation, aucune maintenance, aucun achat de licence, souplesse,  coûts maitrisables et prévisibles)  En adéquation avec votre objectif : la conservation économique, sécurisée et à valeur juridique probante, de votre patrimoine informationnel
Conservation sécurisée des documents, serveur de preuve, protection des données personnelles, à usage confortable & convivial  assurant une conservation pérenne à valeur probante

Signature électronique de documents

Les  enjeux de  la dématérialisation dans votre Entité :
plus de développement- plus d’échanges - moins de papier…. Vous traitez de plus en plus de  « documents » produits  sous format numérique (e-mails, fichiers numériques…) et vous souhaitez adopter une alternative efficiente au support papier source de déchets, dévoreur de m2, gaspilleur de temps et porteur de risque de perte et de détérioration, voire de falsification.
Concrètement, les échanges de « documents numériques », par la voie électronique, sont voués à se substituer progressivement aux transmissions de papiers ou d’éditions informatiques à la condition de satisfaire aux exigences légales de  sécurité et d’authentification
….pour y parvenir: le procédé de signature électronique proposé par A2e.CDoc….
 Maillon indispensable  de votre logistique documentaire à valeur juridique probante dans un environnement juridique initialisé par :
A) La Directive Européenne 1999 -  1999/93/CE
B) La Loi du 13 mars 2000 (LCEN): Introduction de la signature électronique dans le Code CIVIL. le document électronique possède la même valeur de preuve qu’un document papier, sous réserve du respect des conditions requises de conservation (coffre numérique) et de garantie d’identification de son auteur.
C) Le décret du 30 mars 2001 : conditions pour doter les procédés de signature électronique de la validité juridique au même titre que la signature manuscrite  
D) Le Décret du 18 avril 2002 , l’arrêté du 31 mai 2002 aboutissant à la création et à l’évaluation du rôle  de prestataires de certification électronique
   …et régi sur principe de fonctionnement intangible
-       L’utilisateur habilité du coffre, dispose seul de sa gestion et de ses accès.  Offrant un choix d’Options de localisation adaptées à votre mode de   fonctionnement
 - coffres externalisés, accessibles par une interface web  2 Datacenter (salles  blanches  à accès physique sécurisé - surveillé 7/7 jours 24/24 heures),
- coffres internalisés au sein de votre entité, avec règles de fonctionnement fournies au  préalable sur cahier des charges.
 Brique logiciel élaborée sur les standards techniques les plus opérants  du marché…
- Le PSE Protocole standard d’échange,
- Les protocoles de connexion sécurisé  https  & de cryptage
- Le langage XML, recommandé par le W3C
- La norme ISO 14721 
- La DTD EAD (Encoded Archival Description)
     …en conformité avec :
- la norme  NF Z 42-013 - version  02/2009- relative à l’enregistrement des documents archivés sur des supports WORM de type CD-R/DVD-R ,  la loi informatique & liberté, la réglementation européenne, les standards internationaux